Los eventos al aire libre son una alternativa a tener en cuenta cuando se busca organizar fiestas y actividades de carácter personal o profesional, como una convención empresarial, un concierto, una boda, un cumpleaños…
Estar fuera de un recinto cerrado tiene sus pros y sus contras, y es importante conocer lo bueno y lo malo de este tipo de eventos antes de plantearse la organización de uno.
Estos actos te permiten disfrutar al máximo del entorno. La belleza natural de espacios como una playa, la montaña, o un bonito jardín, contribuye a crear un ambiente relajante y agradable que consigue que la experiencia sea más satisfactoria para todos los asistentes.
Se ha demostrado que estar al aire libre ayuda a generar endorfinas y a reducir el estrés, por lo que los eventos al aire ayudan a mejorar el bienestar de los asistentes.
El espacio puede llegar a ser un problema en eventos con muchos asistentes. Cuando la fiesta se celebra en un lugar abierto, el aforo se multiplica y los asistentes tienen una mayor libertad de movimiento.
Aunque haya muchas personas presentes, el hecho de no estar entre cuatro paredes contribuye a que no se genere esa sensación de agobio que puede surgir cuando se junta mucha gente en un espacio cerrado.
Una fiesta al aire libre es una fiesta que evoluciona a medida que van cambiando las circunstancias. Desde el clima hasta la luz solar, estos factores pueden incidir en la experiencia de los invitados.
Por ejemplo, en una boda, la llegada de la noche invita a disfrutar del baile y a estar un poco más relajados, pasándolo mejor en el tramo final de este evento.
Sin lugar a dudas, la climatología es uno de los grandes miedos cuando se celebran eventos al aire libre. No podemos controlar el tiempo ni la presencia de viento, lluvia, frío o un calor extremo que se puede convertir en un problema.
Una mala climatología puede afectar a la experiencia de los asistentes, e incluso obligar a la cancelación del evento si no se han tomado las precauciones necesarias para proteger al público de las inclemencias del tiempo.
Organizar un evento al aire libre siempre es un poco más complicado que hacerlo en un lugar cerrado, porque puede haber más problemas a la hora de gestionar cuestiones como la accesibilidad o el suministro de agua y electricidad.
No son obstáculos insalvables. De hecho, un experto en organización de eventos sabrá solventarlos sin mayor problema, pero sí serán necesarias una mayor planificación y una mejor organización de los recursos para que la experiencia sea positiva para todos los asistentes.
Factores como la iluminación y el sonido se pueden ver afectados por la falta de recursos o por las condiciones ambientales, y eso puede influir en la experiencia del público.
Las limitaciones a nivel técnico son algo común en los eventos al aire libre, y es importante tenerlas en cuenta para que no lleguen a suponer un problema.
Una de las decisiones más valiosas que hay que tomar cuando se celebra un evento al aire libre es el lugar en el que se desarrollará el mismo. Teniendo en cuenta los inconvenientes que hemos visto, procura encontrar un espacio que sea accesible y que tenga las características naturales y técnicas que requiere tu evento.
La lluvia, el frío y el calor pueden arruinar un evento. Por suerte, no tendrás que preocuparte por las condiciones climáticas si instalas carpas o toldos que aportan protección a los asistentes en caso de lluvia, de que se levante viento, o de que resulte ser un día especialmente caluroso.
Ten en cuenta las necesidades de los asistentes y del personal que va a trabajar en el evento. Es fundamental tener una serie de infraestructuras básicas como aseos, suministro de agua, un plan de evacuación de emergencia, y un escenario.
Eventos como las bodas, las convenciones de empresa, o los conciertos, cuentan siempre con unos protagonistas muy destacados. Contar con un escenario o tarima para ellos, como los que ponemos a tu disposición en Prokt, es algo totalmente esencial.
Una buena forma de conseguir que el evento sea una buena experiencia para todos es que los asistentes estén informados en todo momento de los detalles más relevantes. Es importante que conozcan datos básicos como la ubicación y cómo llegar, el horario, y cualquier otra circunstancia importante.
Los eventos al aire libre son los que más gustan, y pueden llegar a ser todo un éxito si están bien organizados. Para ello, es conveniente tener al lado socios estratégicos para organizar la logística y planificarlo todo bien. Si necesitas ayuda con tarimas y escenarios, puedes contar con nosotros.
